Elektronische Patientenakte (ePA)

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Elektronische Patientenakte (ePA)

Ab dem 15. Januar 2025 erhalten alle gesetzlich Versicherten automatisch eine elektronische Patientenakte (ePA). Das Opt-Out-Verfahren soll sicherstellen, dass die ePA weit verbreitet genutzt wird, sodass Ärztinnen, Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten problemlos auf wichtige medizinische Informationen ihrer Patientinnen und Patienten zugreifen können.

Wichtig

Der schrittweise Start der ePA erfolgt ab dem 15.01.2025 in ausgewählten Modellregionen (Hamburg & Franken). Der bundesweite Rollout folgt erst später nach erfolgreicher Erprobung.

Leider haben wir Stand heute (Oktober 2024) noch immer keine entsprechende Testumgebung von der gematik erhalten, sodass wir unsere Entwicklungen nicht gegen ein Produktivsystem testen können. Aus unserer Sicht ist der Zeitplan für den Rollout der ePA im Januar/Februar 2025 aktuell kritisch zu betrachten.

Wir bitten Sie deshalb aktuell von Anfragen zur ePA an unseren Support abzusehen. Wir werden Sie bei Neuigkeiten und/oder neuen Erkenntnissen aktiv über den Rollout informieren. Zum Ende des Jahres wird es zum Thema ePA in S3-Win zudem Webinare und Informationsmaterial geben.

Auf einen Blick

Zugriff auf die ePA

Durch Einlesen der Gesundheitskarte des Patienten 90 Tage Zugriff
Berechtigung gilt für die gesamte Praxis
Patienten können über ihre ePA-App die Zugriffsdauer anpassen
Kann die Gesundheitskarte nicht über ein onlinefähiges TI-Kartenterminal eingelesen werden (z.B. in einer Videosprechstunde), können Patienten über ihre ePA-App der Praxis Zugriff erteilen

Einsichtnahme in die ePA

Medizinische Dokumente in der ePA suchen, lesen und bei Bedarf Kopie in der Behandlungsdokumentation im Praxisverwaltungssystem speichern
Unterstützung bei der Anamnese und Behandlung
Einsichtnahme, wenn in der spezifischen Behandlungssituation relevante Zusatzinformationen zu erwarten sind

Befüllung der ePA

Befüllen mit Daten, die in der aktuellen Behandlung erhoben wurden und elektronisch vorliegen:

Gesetzliche Pflicht, sofern Patient nicht widersprochen hat: Befundberichte aus selbst durchgeführten invasiven oder chirurgischen sowie aus nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen, eigene Befundberichte aus bildgebender Diagnostik, Laborbefunde, elektronische Arztbriefe.

Auf Patienten-Wunsch: DMP-Daten, eAU-Bescheinigungen, Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende, Vorsorgevollmachten oder Patientenverfügungen, Kopie der Behandlungsdokumentation etc.

Quickfacts

Ab dem 15. Januar 2025 stellen die gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten schrittweise die ePA für alle zur Verfügung. Sie wird automatisch im Opt-Out-Verfahren angelegt; Versicherte, die keine ePA wünschen, können der Anlage widersprechen.
Die ePA für alle wird als versichertengeführte Akte innerhalb der TI etabliert.
Die ePA kann als App auf mobilen Endgeräten (wie Smartphones oder Tablets) genutzt werden.
Patientinnen und Patienten besitzen die Datenhoheit über ihre ePA. Sie können Dokumente eigenständig hochladen und haben gegenüber Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten Anspruch auf Befüllung und Pflege der ePA im aktuellen Behandlungskontext.
Arzt- und Psychotherapiepraxen sind gemäß § 347 SGB V verpflichtet, Daten in die ePA einzupflegen. Alle berechtigten Mitbehandler können diese dann für ihre diagnostischen und therapeutischen Entscheidungen nutzen.
Die ePA ersetzt nicht die revisionssichere medizinische Dokumentation in der Praxissoftware. Diese bleibt für die Praxis weiterhin verpflichtend.
Der Rollout der ePA für alle startet am 15.01.2025 in ausgewählten Modellregionen; vier Wochen später soll der bundesweite Rollout der ePA für alle erfolgen.
Das Opt-Out-Verfahren soll eine breite Nutzung der ePA für alle bewirken.
Für Versicherte, die keine App nutzen können oder möchten, wird es bei den Krankenkassen eine Ombudsstelle geben, bei der Widersprüche eingelegt und Zugriffsbeschränkungen geäußert werden können.
Als ersten Schritt auf dem Weg zu einem digital gestützten Medikationsprozess bietet die elektronische Medikationsliste (eML) in der ePA für alle eine Übersicht über alle per eRezept verordneten und in der Apotheke abgegebenen Medikamente.
Im digitalen Medikationsprozess sollen ab Juli 2025 die Medikationsliste, der elektronische Medikationsplan (eMP) und Informationen zur Arzneimitteltherapiesicherheit zusammengeführt werden, um eine umfassende Sicht über die Medikation des Patienten abzubilden und die Behandlungssicherheit zu erhöhen.
Arzt- und Psychotherapiepraxen müssen nach § 341 Abs. 6 SGB V in der Lage sein, die ePA zu nutzen und zu befüllen. Ist dies nicht der Fall, sieht der Gesetzgeber eine Honorarkürzung von 1% vor. Weitere Informationen erhalten Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten von ihrer zuständigen KV.
Der Zugriff auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware über die Telematikinfrastruktur.
Das Vorliegen der Anwendung ePA ist Voraussetzung für den Erhalt der vollen monatlichen TI-Pauschale gemäß Finanzierungsvereinbarung.
Die ePA wird stufenweise weiterentwickelt. Dabei werden nach und nach zusätzliche Dateiformate unterstützt und weitere Gesundheitsberufe angebunden.
Auch einzelne private Krankenversicherungen bieten ihren Patientinnen und Patienten bereits eine ePA an, weitere sollen folgen. Dieses Angebot erfolgt auf freiwilliger Basis.

Das kann die elektronische Patientenakte (ePA)

Überblick über medizinisch relevante Daten

Patientenbezogene Daten und Dokumente aller an der Behandlung Beteiligten werden an einem zentralen Ort hinterlegt.

Verbesserung der Therapiesicherheit

Das Risiko von Fehlbehandlungen wird reduziert und es können dank breiterer Informationsbasis noch gezieltere Therapieentscheidungen getroffen werden.

Übersicht der Medikation des Patienten

In der Medikationsliste in der ePA werden alle per eRezept verordneten und in der Apotheke abgegebenen Medikamente erfasst. Dadurch entsteht eine übersichtliche lebenslange Dokumentation der Medikation eines Patienten mit der entsprechenden Dispensierinformation.

Steigerung der Effizienz

Durch die Informationen in der ePA können Doppeluntersuchungen reduziert sowie Doppelverschreibungen vermieden werden. Da Befunde und Berichte aller Behandler in der ePA gespeichert werden, sind sie direkt verfügbar und müssen nicht extra angefordert und versendet werden. Die Informationen stehen schnell zur Verfügung. Das gilt auch für die Dokumente, die die Patientin oder der Patient selbst in die ePA einstellt hat.

Vereinfachte Zusammenarbeit

Es entsteht ein verbesserter und fachübergreifender Austausch zwischen sämtlichen behandelnden Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten.

Vertreterregelung

In der Verwaltung der ePA-App können Versicherte bis zu fünf Personen einen Zugang zu ihrer ePA gewähren und sie als Vertreter benennen. Die Vertretungsrechte entsprechen dabei von der Dokumentenverwaltung bis zur Erteilung oder zum Entzug von Zugriffsbefugnissen, den Möglichkeiten, die der ePA-Inhaber selbst innehat. Ausgenommen sind davon die Löschung der ePA und die Einrichtung beziehungsweise der Entzug von Vertretungen.

Wichtig: Die Informationen zur Einrichtung und Ausübungen von Vertretungen für die ePA soll über die Krankenkassen an ihre Versicherten erfolgen.

Anbindung weiterer Gesundheitsberufe

Neben Ärzten, Psychotherapeuten, Krankenhäusern und Apotheken werden in den kommenden Ausbaustufen der ePA für alle weitere Gesundheitsberufe wie die Pflege, Hebammen oder Physiotherapeuten an die ePA angebunden.

Abrechnungsdaten der Krankenkassen

Krankenkassen können auf Wunsch des Patienten Abrechnungsdaten in die ePA einstellen. Zudem ist es für Patientinnen und Patienten möglich, die ePA-Daten bei einem Wechsel der Krankenkasse mit umzuziehen.

Berechtigungsmanagement

Im Rahmen der ePA für alle (ePA 3.0) wird zunächst von einer allgemeinen Berechtigung ausgegangen. Grundsätzlich kann jeder Leistungserbringer im Behandlungskontext auf die ePA des Patienten zugreifen. Dieser entsteht automatisch mit dem Stecken der eGK. Der Patient kann allerdings gezielt Zugriffsrechte für einzelne Leistungserbringer, für einzelne Dokumente oder Dokumentkategorien entziehen. Zudem können verschiedene Vertraulichkeitsstufen gesetzt und Zugriffsberechtigungen für Einrichtungen zeitlich begrenzt oder unbegrenzt vergeben werden. Versicherte, die dies nicht über eine ePA-App verwalten können oder möchten, können sich an die Ombudsstelle ihrer Krankenkassen wenden.

Fahrplan und Weiterentwicklung der ePA

Ab Januar 2025: ePA 3.0

Ab dem 15. Januar 2025 wird die ePA für alle schrittweise ausgerollt. Die Medikationsliste in der ePA enthält eine Auflistung der per eRezept verordneten und von der Apotheke abgegebenen Medikamente des Patienten. Außerdem können Bilder und Berichte als Dokumente in der ePA gespeichert werden.

Ab Juli 2025: ePA 3.1

Der digitale Medikationsprozess führt die Medikationsliste (eML), den elektronischen Medikationsplan (eMP) und AMTS-relevante Zusatzinformationen (AMTS-rZI) zusammen. Auch vom Patienten in der Apotheke selbst erworbene Medikamente (OTC – Over the Counter) können von der Apotheke über die TI in die Medikationsliste übertragen werden. Damit entsteht eine umfassende digitale Medikationsübersicht.

Mit der ePA für alle 3.1 ist die Ausleitung von Daten zu Forschungszwecken vorgesehen.

Ab 2026: ePA 3.2

Ab 2026 soll in der ePA eine Volltextsuche zur Verfügung stehen, die das Auffinden bestimmter Dokumente ermöglichen soll.
Die MIOs eImpfpass, eMutterpass, eKinder-U-Heft sollen in die ePA integriert werden. Darüber hinaus sind weitere Funktionen geplant.

FAQ für Arztpraxen

Wer informiert die Patienten über die Einführung der ePA?

Die Krankenkassen informieren seit Sommer 2024 ihre Versicherten über die ePA für alle und ihren Start im Januar 2025. Dabei sollen zum Beispiel die Widerspruchsmöglichkeit gegen die ePA aber auch die Verwaltung der Zugriffsberechtigungen in der ePA-App erläutert werden.

Aber auch in der Praxis wird die ePA zum Thema: Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind verpflichtet, im Behandlungskontext Daten in die ePA zu speichern, sofern die Patientinnen und Patienten zustimmen.

Wann können Arztpraxen auf die ePA zugreifen und wie lange?

Praxen können im Behandlungskontext auf die ePA zugreifen. Ein Behandlungskontext beginnt in der Praxis mit dem Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte im Kartenlesegerät.

Standardmäßig ist der Zugriff auf die ePA des Patienten nun für 90 Tage möglich. Der Patient kann diese Einstellung in seiner ePA-Verwaltung individuell anpassen und den Zugriff für den Zeitraum von einem Tag bis unbegrenzt einrichten.

Wie erfolgt der Zugriff auf die ePA?

Der Zugriff der Praxis auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware heraus in der vertrauenswürdigen Ausführungsumgebung (VAU) der Telematikinfrastruktur.

Wie gelangen die Medikationsinformationen in die ePA?

Verordnungs- und Dispensierdaten werden vom eRezept-Fachdienst in der Telematikinfrastruktur (TI) automatisch in die ePA des Patienten übertragen.

Wie gelangen Befunde in die ePA?

Die vorgesehenen Befundkategorien sollen durch unterstützende Abläufe in der Praxissoftware in die ePA geladen werden. Daneben können Patientinnen und Patienten auch eigene Informationen in der ePA für alle speichern.

Sind alle ePA-Inhalte für die Praxis sichtbar?

Patientinnen und Patienten können in den Einstellungen in der ePA-App einzelne Praxen vom Zugriff ausnehmen oder auch bestimmte Inhalte der ePA für eine Praxis verbergen. Die Praxis kann also bei der ePA nicht von einer vollständigen Dokumentation ausgehen.

Wer darf die ePA anlegen, befüllen und pflegen ?

Nur Krankenkassen dürfen eine ePA für ihre Versicherten anlegen. Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind auf Wunsch der Patientin oder des Patienten nach § 346 Abs. 1 SGB V allerdings verpflichtet, sie oder ihn bei der Befüllung und Pflege der ePA zu unterstützen. Dies muss nicht zwingend persönlich erfolgen, sondern kann auch an das Praxispersonal delegiert werden. Die Verpflichtung zur Unterstützung gilt dabei immer nur für den aktuellen Behandlungskontext und ist ausschließlich auf medizinische Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung beschränkt.

Welche Möglichkeiten der Bearbeitung gibt es?

Im Behandlungskontext können Ärztinnen und Ärzte, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sowie das berechtigte Praxispersonal:

Dokumente hochladen: Dabei werden immer nur Kopien aus der Praxissoftware in die ePA übertragen.
Dokumente einsehen: Diverse Filtermöglichkeiten, z.B. nach Dokumententyp oder Name des Erstellers, sorgen für einen schnellen Überblick.
Dokumente löschen: Dies ist nur nach Rücksprache mit dem Patienten zulässig.
Dokumente herunterladen: Diese können Ärztinnen und Ärzte dann in der eigenen Patientendokumentation speichern.
Dokumente markieren: Durch den Patienten erstellte und/oder von diesem in die ePA eingestellte Dokumente können als medizinisch relevant gekennzeichnet und für Fachkollegen hervorgehoben werden.

Ersetzt die ePA die Primärdokumentation?

Patientinnen und Patienten können jederzeit die einzelnen Inhalte der elektronischen Patientenakte entfernen oder die gesamte ePA bei ihrer Krankenkasse löschen lassen. Die ePA ersetzt also in keinem Fall die verpflichtende Primärdokumentation. Denn nach Gesetz und Berufsordnung sind Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten weiterhin verpflichtet, alle relevanten Informationen zur Behandlung ihrer Patientinnen und Patienten in einer praxisgeführten Patientenakte zu dokumentieren.

Wird der Zugriff auf die ePA protokolliert?

Sämtliche Aktivitäten (Dokumente hochladen, einsehen, löschen, etc.) werden in der ePA protokolliert und können vom Patienten für drei Jahre eingesehen werden.

Wie können Praxen sich auf die ePA vorbereiten?

Die ePA für alle bringt durchaus Veränderung in die Praxis. Sie macht relevante medizinische Daten rund um den Patienten schnell, digital und vor allem fach- und sektorenübergreifend verfügbar. Je mehr Informationen sie enthält, umso größer ist ihr Nutzen für die Praxis.

Deshalb ist die Information über die ePA für alle – ihren Inhalt, ihre Vorteile und ihr Handling – für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Praxisteams wichtig und kann helfen, die ePA erfolgreich in den Versorgungsalltag zu integrieren.